Sulistyo-Basuki's Blog

Home » Artikel Ilmiah » Istilah Dokumentasi

Istilah Dokumentasi

Istilah dokumentasi yang digunakan dalam Bahasa Indonesia berasal dari kata documentatie (Belanda), yang sebenarnya berasal dari kata dasar document. Dari kata dasar tersebut terbentuklah kata turunan seperti documentalist, documenten, documentatie, documenteren. Dalam bahasa Inggris, dikenal juga istilah documentation berasal dari kata document yang sebenarnya merupakan kata kerja dan kata benda.

Bila document merupakan kata benda, maka artinya ialah setiap benda yang memuat atau berisi rekaman informasi. Bila merupakan kata kerja, maka to document berarti mencatat, mereka, membuat menjadi dokumen. Kata documentation sendiri sudah dikenal sejak abad 18 seperti dimuat dalam Oxford English Dictionary yang memberikan contoh sebagai berikut:

1754  Richardson, Grandison, vi,xxv, 143

Not another word of your documentation

   

Walaupun istilah dokumentasi sudah dikenal sejak abad 18, istilah itu sendiri baru populer pada abad 19. Istilah tersebut  muncul pada tahun 1895 untuk pertama kali dikemukakan di Brussel oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine, kedua-duanya dari Belgia. Sebelumnya  mereka telah melakukan pertemuan pada tahun 1892 di rumah Otlet di rue de Florence, Brussel membahas tentang kegiatan bibliografi. Mereka mendirikan Office International de Bibliographie.

Sebagai perkembangan lebih lanjut  maka pada tahun 1895 di ibukota Belgia Brussel  berdirilah sebuah organisasi bernama Institut Internationale de Bibliographie (IIB) yang bergerak dalam bidang dokumentasi. Pendirian organisasi tersebut dilakukan beberapa saat setelah usai International Bibliographical Conference yang berlangsung di Brussel pada tahun 1895.

Ketika dikemukakan pertama kali pada tahun 1895, istilah dokumentasi bermakna sama dengan istilah pengawasan bibliografi artinya pengawasan dan pencatatan terhadap luaran literer yang berasal dari berbagai negara. Kalau dalam bahasa Inggris definisinya berbunyi “documentation is equivalent to bibliographic control of the complete literary output of different countries” atau dokumentasi ekuivalen dengan pengawasan bibliografis atas luaran literer lengkap dari berbagai negara. Dengan kata lain  dokumentasi berusaha mencatat semua buku yang terbit di semua tempat dari segala abad.

Dengan pengertian dokumen sama dengan pengawasan bibliografis, maka pada tahun 1895 itu dokumentasi juga identik artinya sama dengan bibliografi universal yaitu daftar buku dan bahan perpustakaan lain yang tidak terbatas pada sebuah tempat yang disusun menurut subjek. Penyusunan menurut subjek ini memerlukan klasifikasi artinya penggolongan menurut klas yang sama.

Pada waktu itu sudah beredar bagan klasifikasi berjudul Dewey Decimal Classification (DDC) buatan Melvil Dewey dari AS. Namun pihak Institut International de Bibliographie merasa kurang puas dengan kinerja DDC terutama menyangkut pemberian klasifikasi beraspek ganda yang banyak diketemukan di berbagai dokumen. Misalnya tentang dokumen tentang pedoman penggunaan mesin cuci untuk ibu-ibu yang tinggal di daerah rawa-rawa tercetak dalam Bahasa Indonesia.

Dalam hal subjek ganda DDC tidak mampu memberikan nomor klasifikasi yang lengkap untuk subjek serumit itu. Maka pihak IIB menyusun bagan klasifikasi baru berdasarkan DDC. Bagan itu hendaknya dapat digunakan diseluruh dunia jadi bersifat universal namun tetap berpedoman pada pembagian desimal. Karena itu bagan klasifikasi yang dibuat oleh IIB disebut Universal Decimal Classification  disingkat UDC.

Untuk mencatat semua terbitan dari seluruh dunia, maka Institute International de Bibliographie membuat sebuah kartu, waktu itu kartu tersebut dikenal sebagai kartu dokumentasi. Usaha penyusunan bibliografi universal dilakukan hingga tahun 1918 dengan hasil terkumpul sekitar 15,000,000 kartu.

Sayangnya usaha yang dimulai sejak tahun 1894 dengan judul Universal Bibliographical Repertory untuk mencatat semua terbitan dari seluruh dunia ini tidak berhasil karena memang merupakan tugas raksasa yang bukan main sukarnya. Kartu dokumentasi tadi tidak lagi digunakan. Hak paten kartu dokumentasi itu  diambil alih oleh pihak PTT (Pos Telepon Telegram) dan menjadilah kartu pos sebagaimana pembaca  jumpai di kantor pos.

Pada tahun 1931 Institute International de Bibliographie  mengubah namanya menjadi Institute International de Documentation (IID). Perubahan nama dari bibliografi ke dokumentasi membawa imbas perubahan makna dokumentasi. Perubahan tersebut terwujud dengan munculnya definisi dokumentasi  sebagai kepustakawanan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus. Dalam bahasa Inggris berbunyi “documentation is bibliography and information librarianship adapted to special library needs”. Jadi kini arti dokumentasi sama dengan kegiatan perpustakaan khusus.

Konsep dokumentasi sama dengan kegiatan perpustakaan khusus sangat kuat pengaruhnya di Amerika Serikat. Hal ini terjadi karena ketika terjadi pelonjakan jumlah majalah ilmiah yang menyebabkan perlunya pengolahan isi majalah ilmiah bagi pemakai dilakukan sepenunya ole perpustakaan khusus sementara di Eropa dilakukan bukan oleh perpustakaan khusus.

Pustakawan dari perpustakaan khusus  ini mampu menyusun indeks[1] dan abstrak[2] majalah ilmiah kemudian menyajikannya pada pemakai sehingga menganggap bahwa tugas dokumentasi identik dengan tugas perpustakaan khusus. Hal ini berbeda dengan situasi di Eropa Barat. Waktu terjadi pelonjakan jumlah majalah ilmiah beserta artikel yang dimuatnya, situasi itu tidak diduga oleh banyak pustakawan Eropa. Mereka tiba-tiba merasa belum siap bagaimana melayani pemakai dengan menyajikan informasi yang berasal dari majalah ilmiah.

Dalam keadaan demikian muncullah ilmuwan yang berusaha menyajikan informasi dari majalah ilmiah (dalam bentuk indeks maupun abstrak) untuk kepentingan pemakai. Kelompok ini menganggap kegiatan mereka terpisah dari kegiatan perpustakaan. Kelompok ini menganggap mereka berhubungan dengan dokumen sehingga menyebut diri mereka sebagai dokumentalis sedangkan yang bergerak di bidang perpustakaan disebut pustakawan.

Nama Institute Internationale de Documentation kemudian berubah lagi menjadi Federation Internationale de Documentation (FID) pada tahun 1937, lalu pada tahun 1986 berubah lagi namanya menjadi Federation  Internationale d’ Information et de  Documentation, namun singkatannya tetap FID. Adanya tambahan informasi menunjukkan perubahan sikap FID dari dokumen ke informasi. Markas besarnya berada di Den Haag, Belanda.

Sementara itu di AS sejak tahun 1926 berdiri sebuah organisasi bernama Science Service. Mengambil inspirasi dari Paul Otlet, organisasi tersebut mengubah namanya pada tahun 1937 menjadi American Documentation Institute. Mula-mula organisasi ini berpendapat bahwa dokumentasi identik dengan kegiatan perpustakaan khusus. Pendapat ini ini kemudian diubah lagi semasa Perang Dunia II dengan menyatakan bahwa dokumentasi adalah kegiatan reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil daripada dokumen aslinya. Kegiatan itu disebut mikroreproduksi artinya mereproduksi dokumen dalam bentuk kecil.

Definisi dia atas diterima oleh umum lebih-lebih karena semasa Perang Dunia II berbagai kegiatan spionase melibatkan penggunaan mikroreproduksi. Pembaca tentunya pernah melihat film mata-mata Perang dunia II dan sesudahnya. Dalam film tersebut pembaca akan melihat bahwa berbagai pihak berebut mikrofilm artinya gulungan film berisi reproduksi dokumen dalam bentuk kecil yang berisi katakanlah keterangan tentang senjata rahasia, nama agen musuh dan sebagainya.

Seusai Perang Dunia II definisi dokumentasi sama dengan mikroreproduksi menjadi kurang populer karena ketidaknyamanan pemakai dalam membaca mikroreproduksi. Untuk membaca mikro-reproduksi, misalnya dalam bentuk mikrofilm, pembaca memerlukan gawai baca khusus yang tidak dapat dibawa kemana-mana serta harus ada listrik untuk menggerakkannya. Bersamaan dengan kurangnya penerimaan umum atas definisi dokumentasi sebagai kegiatan mikroreproduksi maka kegiatan American Documentation Institute semakin menurun sementara banyak anggota mulai mempertanyakan definisi dokumentasi, apakah sama dengan reproduksi bentuk mikro ataukah bermakna lain.

Kebetulan pada tahun 1950 an akhir mulai muncul istilah Ilmu Informasi (Information Science). Istilah ini mula-mula dikemukakan oleh University of Philadelphia yang membentuk Department of Information Science pada tahun 1959. Di Inggris dibentuk Institute of Information Scientist pada tahun 1958.

American Documentation Institute mengubah namanya menjadi American Society for Information Science disingkat ASIS pada tahun 1968. Organisasi ini memberi definisi ilmu informasi sebagai ilmu yang mengkaji sifat dan perilaku informasi, daya yang mengatur arus informasi serta sarana pengolahan informasi untuk dimiliki dan digunakan seoptimum mungkin. Proses tersebut meliputi asal usul, pengumpulan, penataan, penyimpanan, temu balik, pemencaran, penafsiran dan penggunaan informasi. Seperti dikatakan dalam bahasa Inggris :

Information science is the science that investigates the properties and behavior of information, the forces governing the flow of information and the means of processing information for optimum accessibility dan usability. The proces include the origination, collection, organization, storage, retrieval, dissemination, interpretation and use of information.

Perubahan nama dari American Documentation Institute menjadi American Society for Information Science berpengaruh terhadap penggunaan istilah dokumentasi. Sebagai sebuah kajian ilmiah, istilah dokumentasi di AS diganti menjadi ilmu informasi. Pada tahun 1999 anggota ASIS mengusulkan perubahan nama menjadi American Society for Information Science and Technology (ASIST).

Bila pembaca menyimak definisi ilmu informasi sebagaimana diberikan oleh ASIS maka pembaca melihat terdapat perbedaan besar antara definisi yang diberikan oleh ASIS dengan definisi dokumentasi yang telah ada sebelumnya.

Gambar 1 Tonggak dokumentasi

Gambar 1 Tonggak dokumentasi

FID menyatakan bahwa dokumentasi ialah penyusunan, penyimpanan, temu balik, pemencaran, evaluasi informasi terekam dalam  bidang sains, teknologi, ilmu-ilmu sosial dan kemanusiaan. Bila menggunakan bahasa Inggris maka bunyinya menjadi “documentation is organization, storage, retrieval, dissemination, evaluation of information recorded in the field of science, technology, social sciences and humanities.”

Kini pengertian dokumentasi tidak serupa dengan pengertian di atas, kita harus melihat konteksnya, mislanya dokumentasi perangkat keras, perangkat lunak, kegiatan seni dan lain-lain.


[1] Indeks adalah daftar artikel majalah yang disusun menurut metode tertentu untuk memudahkan proses temu balik artikel.

[2] Abstrak adalah indeks yang disertai dengan sari karangan. Kedua topik tersebut akan dibaas di bab lain buku ini.


Tinggalkan komentar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Author

%d bloggers like this: