Pelestarian Dokumen Kearsipan Negara

Pendahuluan

Arsip dalam bahasa Indonesia merupakan terjemahan kata “archief” dari  Bahasa Belanda. Kata “archief” tersebut berasal dari kata “archeion” (bahasa Yunani) dan “archivum” (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah.  Ada pula yang mengatakannya dari bahasa Inggris “archives”, namun besar kemungkinan kata arsip yang diserap dalam Bahasa Indonesia berasal dari istilah Belanda karena pada mulanya lembaga kearsipan di Indonesia didirikan oleh pemerintah Hindia Belanda yang  dengan sendirinya  menggunakan istilah Belanda.

Definisi

 Arsip memiliki beberapa arti. Pertama arsip ialah  rekod yang tidak lagi digunakan untuk keperluan masa kini namun tetap dilestarikan karena nilai pembuktian atau informasionalnya. Arti kedua  ialah gedung atau bagian gedung yang menyimpan materi arsip dan menyediakan ruangan dan fasilitas untuk arsiparis dan pemakai. Istilah tersebut dikenal dengan depo arsip. Arti ketiga  arsip adalah  badan atau unit administrasi yang bertanggung jawab atas  identifikasi, penilaian, pengadaan, pelestarian, penyusunan, deskripsi dan menyajikan jasa rujukan atas materi arsip dan menyetujui pemusnahan arsip dinamis  atau arsip dinamis yang memiliki nilai transisi.

Ada pun UU  no 43 tahun 2009 menyatakan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  yang dibuat dalam dan diterima  oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Itu lah berbagai definisi arsip yang mungkin agak membingungkan pembaca. Untuk itu sebaiknya kita tinjau pengertian arsip berdasarkan konteks dan proses terjadinya arsip.

Dari dokumen sampai ke arsip dinamis

Dokumen adalah unit informasi terekam yang terstruktur, diterbitkan atau tdiak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas (hard copy)  atau  elektronik dan dikelola sebagai  unit diskrit dalam sistem informasi. Dokumen meliputi:

1. Segala sesuatu yang ada tulisannya; atau

2. Segala sesuatu yang terdapat atau ada marka, angka, simbol, atau lubang (perforation, perforasi) yang memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya; atau

3. Segala sesuatu yangdapat menghasilkan suara, citra, atau tulisan dengan atau tanpa bantuan alat; atau

4. Sebuah peta, cetak biru,  rencana (plan), gambar, atau foto. Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan fungsi atau aktivitas perserorangan atau badan korporasi disebut arsip dinamis. Maka arsip dinamis ini dapat berupa ijasah, surat nikah, KTP, SIM dan sejenisnya. Arsip dinamis terbagi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip arsip dinamis yang digunakan sedikit-dikitnya 10 kali setahun disebut arsip dinamis aktif. Contoph KTP, SIM, buku tabungan, kartu kredit. Ada pun arsip dinamis yang digunakan kurang dari sepuluh kali setahun disebut apsrip dinamis inaktif., misalnya ijasah, surat permandian, surat nikah, surat cerai dan sejenisnya,

       GAMBAR 1 URUT-URUTAN DOKUMEN, ARSIP DINAMIS, DAN ARSIP STATIS

Pengertian arsip dan arsip dinamis seperti telah disebutkan tadi lazim dikaitkan dengan konteks Belanda atau Eropa Daratan. Dalam konteks Anglo-Saxon, dikenal dokumen yang bila digunakan untuk menjalankan aktivitas atau fungsi perseorangan atau bandan korporasi disebut records, dalam Bahasa Indonesia  mrnjadi rekod. Rekod ini sama dengan arsip dinamis.

Dari segi keilmuan, kajian mengenai arsip dinamis atau rekod dikenal sebagai Records Management atau Manajemen arsip dinamis. Kalau mau didefinisikan, maka rekod adalah  informasi terekam dalam setiap bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima dan dikelola oleh sebuah badan korporasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau melakukan kegiatan dan disimpan sebagai bukti akan transaksi atau kegiatan tersebut.

Dari segi keilmuan, kajian mengenai arsip dinamis atau rekod dikenal sebagai Records Management atau Manajemen arsip dinamis. Kalau mau didefinisikan, maka rekod adalah  informasi terekam dalam setiap bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima dan dikelola oleh sebuah badan korporasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau melakukan kegiatan dan disimpan sebagai bukti akan transaksi atau kegiatan tersebut.

GAMBAR 2 ARUS LINEAR DARI ARSIP DINAMIS KE ARSIP STATIS

Rekod   atau arsip dinamis harus memenuhi syarat  rela, cukup, lengkap, bermakna, komprehensif, tepat, otentik dan tidak melanggar hukum.  Rekod/arsip dinamis  dapat berwujud dalam bentuk:

(a)  Kertas, mikrofilm atau elektronik

(b)  Dokumen atau berkas, cetak biru, gambar, lukisan, foto dll.

(c) Data dari sistem bisnis, dokumen yang dihasilkan oleh pengolah kata, spreadsheet, berita surat elektronik, citra digital

(d)  Digital atau video

(e)  Dokumen tulisan tangan

(f)  Arsip dinamis berstruktur lepas seperti korespondensi atau bentuk sangat terstruktur seperti formulir.

Dari arsip dinamis ke arsip statis

Arsip  dinamis digunakan untuk melaksanakan fungsi atauaktivitas perseorangan atau badan korporasi.  Setelah tidak lagi digunakan, maka arsip dinamis tidak boleh langsung dibuang atau dimusnahkan. Arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis atau pusat rekod (records centre sesuai dengan jadwal retensi atau pihak Arsip Nasional RI (ANRI) menyebutkan jadwal retensi arsip

Jadwal retensi menunjukkan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan di pusat arsip dinamis, kemudian apa tindak lanjut bila sudah jatuh waktu. Berikut ini contoh sebuah jadwal retensi arsip dinamis

TABEL 1   JADWAL RETENSI ARSIP (DINAMIS)

No.	Jenis arsip [dinamis]	Nilai guna	Jangka simpan		Keterangan
			Aktif	Inaktif

Tujuan retensi

Retensi memiliki 2 tujuan utama ialah memenuhi keperluan badan korporasi dan tuntutan perundang-undangan.

(1) Keperluan badan korporasi

Di samping badan korporasi di sini dapat  dapat juga dimasukkan keluarga dan  perorangan. Tujuan manajemen  arsip dinamis inaktif sebuah badan korporasi ialah menyediakan informasi yang tepat pada waktu yang tepat untuk pemakai yang tepat dengan biaya serendah mungkin. Program retensi harus memenuhi keperluan badan korporasi dengan cara mengurangi biaya, efisiensi temu balik dan konsisten

(2) Mengurangi biaya.

Program retensi mengurangi biaya penyimpanan arsip dinamis inaktif dalam 3 cara. Pertama dengan cara memusnahkan arsip dinamis inaktif yang tidak diperlukan, memindahlan arsip dinamis inaktif ke tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif guna memanfaatkan ongkos ruang kantor yang mahal. Tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif inaktif ini dalam bahasa Inggris dikenal dengan  nama records centre atau pusat arsip dinamis inaktif atau pusat arsip dinamis inaktif. Kedua peralatan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif semiaktif dan inaktif lebih hemat daripada lemari berkas atau “filing cabinet”. Upaya  ketiga dengan menyisihkan retensi  duplikat arsip dinamis inaktif yang ada di bagian lain. Hanya satu kopi saja yaitu kopi arsip dinamis yang disimpan selama periode semiaktif dan inaktif.

(3) Efisiensi dan konsistensi temu balik (retrieval)

Praktek  manajemen yang baik serta membanjirnya informasi menyebabkan badan korporasi tidak perlu melakukan retensi terus menerus pada semua dokumen dan media mikrocitra (microimage). Bila semuanya itu disimpan maka biayanya akan banyak. Yang penting ialah pengembangan sistem simpan dan temu balik yang efisien. Untuk itu ada kebijakan bahwa semua arsip semiaktif dan  inaktif harus dipindah dari jajaran aktif pada waktu-waktu tertentu  atau interval tertentu. Pada waktu interval yang sama, arsip dinamis inaktif yang tidak ada nilainya dimusnahkan. Pemusnahan arsip dinamis inaktif secara berkala akan menghindari kekusutan arsip dinamis inaktif serta memungkinkan temu balik arsip dinamis inaktif yang memiliki tingkat keterpakaian yang tinggi. Artinya semakin banyak arsip dinamis inaktif yang tidak ada nilainya yang dimusnahkan berarti sisa arsip dinamis inaktif yang ada lebih mudah ditemubalik.  Untuk ini perlu prosedur pemindahan arsip dinamis  aktif ke pusat arsip dinamis inaktif.

Prosedur retensi yang konsisten dapat mengendalikan orang-orang yang cenderung menyimpan segala-galanya (disebut pack rats) atau cepat membuang segala-galanya (disebut nonsavers

(4) Persyaratan perundang-undangan

Banyak badan korporasi mengabaikan manajemen arsip dinamis inaktif sampai ketemu batunya misalnya ada tuntutan hukum, pemeriksaan atau audit. Peraturan di Indonesia memiliki dampak pada arsip dinamis inaktif badan korporasi terutama pada arsip dinamis  pajak, penghasilan dan peraturan yang berkaitan dengan industri. Tata buku, arsip dinamis  penjualan dan pajak sebuah badan korporasi  digunakan oleh Dinas Pajak untuk menaksir pajak badan korporasi.

Arsip dinamis inaktif tentang industri misalnya arsip dinamis inaktif menyangkut undang-undang gangguan, perizinan,  gangguan terhadap lingkungan.  Badan korporasi harus membuat prosedur retensi sesuai dengan persyaratan, misalnya penyimpanan catatan penjualan harus disimpan selama 30 tahun menurut Kitab Undang-Undang Hukum Dagang. Dengan keluarnya UU Dokumen Perusahaan no. 8 tahun 1997 maka bagi perusahaan swasta penyimpanan arsip dinamis inaktif tidak perlu menunggu 30 tahun cukup 10 tahun saja. Hal tersebut tidak berlaku bagi instansi pemerintah yang tetap harus menyimpan arsip dinamis sampai 30 tahun.

Bila badan korporasi terlibat dalam litigasi atau tuntutan hukum, maka bagian hukum akan memerlukan dokumentasi guna menunjang posisi badan korporasi. Program retensi arsip dinamis inaktif dapat digunakan untuk  membantu badan korporasi dengan cara mengidentifikasi arsip dinamis inaktif yang diperlukan untuk litigasi dan menemu balik arsip dinamis inaktif guna diajukan sebagai barang bukti.

Hasil langsung program retensi arsip dinamis inaktif yang efektif ialah pengetahuan di mana semua arsip dinamis inaktif disimpan. Hal ini mempermudah badan korporasi untuk mengetahui lokasi arsip dinamis inaktif yang diperlukan oleh bagian hukum.Program retensi arsip dinamis inaktif yang efektif juga membantu jadwal pemusnahan arsip dinamis inaktif yang tidak  diperlukan sesuai dengan jadwal waktu yang telah disusun. Hal ini penting karena arsip dinamis inaktif yang dimusnahkan sesuai dengan program retensi tidak dapat digunakan sebagai bahan litigasi sesudah ada litigasi terhadap badan korporasi. Program retensi arsip dinamis inaktif juga memungkinkan mengidentiikasi kopi arsip dinamis inaktif dan menjamin bahwa kopi arsip dinamis inaktif dimusnahkan sesuai dengan jadwal. Karyawan yang menyimpan tembusan di rumah dapat saja disalahgunakan oleh pihak lawan

Manajer arsip dinamis juga dapat menambah sasaran tambahan sesuai dengan tujuan  badan  korporasi misalnya dengan menentukan volume arsip dinamis inaktif yang akan dipindah atau dimusnahkan setiap tahun,  jumlah ruangan maksimum yang boleh tersedia atau penentuan ruangan berkas pusat.Setelah jatuh waktU  sesuai dengan jadwal retensi, arsip dinamis inaktif  menghadapi dua pilihan yaitu pertama musnah atau disimpan permanen. Bila musnah, maka arsip dinamis inaktif dimusnakhan dengan berbagai cara seperti pembakaran, pemusnahan cara kimiawi, dipotong-potong menggunakan  mesin pemotong atau dengan cara kimiawi sehingga tulisan masih ata atau dijadikanbubur kertas (pulp).

Bila disimpan permanen,  maka harus ada alasan penyimpanan permanen.  Arsip dinamis inaktif yang disimpan permanen disebut arsip statis (pengertian Eropa daratan) sedangakan dalam  konteks Anglo-Saxon cukup dengan istilah archives saja.

Penilaian arsip dinamis inaktif

Nilai guna arsip dinamis artinyanilai arsip dinamis yang didasarkan pada kegunanannya bagi kepentingan pemakai arsip. Dilihat dari segi pemakai, ada dua jenis nilai guna yaitu nilai guna primer dan sekunder.

Nilai guna primer terdiri dari:

(1)   Nilai guna administratif.

Nilai ini bertautan dengan nilai guna arsip dinamis dalam kaitanya bagui perseorangan atau badan korporasi dalam melakukan tuf\gasnya. Contohnya arsip dinamuimis mengenai organisasi sebuah badan kroporasi, misalnya bagan organisasi Kopkamtib (Komando Operasi Keamanan dan Ketertiban), atau bagaimana struktur  komando pertahanan tahun 1970an, pada waktu itu ada Kowilhan (Komando Pertahanan Wilayah) lalu dibubarkan, Contoh lain pernyataan garis haluan (policy), dan pedoman pelaksanaan.  Dari sini pemakai dapat mengetahui perkembangan organisatoris sebuah badan korporasi yang begruna bagi pemakai masa mendatang.

(2) Nilai guna fiskal.

Nilai guna ini menyanbgkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang digunakan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak, transaksi pembelian atau penjualan. Ada lelucon pada zaman Orde Lama, ada sebuah unit pemerintah yang tidak kebagian anggaran karena ketika menyusun anggaran, petugasnya mengantuk  sehingga tidak masuk anggaran. Dalam kaitannya dengan keuangan badan korporasi, maka keuangan yang menyangkut negara disimpan selama 30 tahun sementara swasta cukup 10 tahun saja.

(3) Nilai guna hukum.

Nilai guna hukum(legalitas) artinya nilai guna arsip dinamis inaktif menyangkut penggunaan kepentin Contohnya berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti penyelesaian tugas sesuai dengan persyaratan hukum,, misalnya menyangkut keselamatan kerja atau ramah lingkungan.

(4) Nilai guna historis.

Nilai guna ini bertautan dengan kualitas atau isi arsip dinamis yang merekam sebuah peristiwa yang berkaitan dengan sebuah kegiatan. Arsip dinamis dismpan permane mungkin karena bukan alasan bisnis namun karena kepentingan historis. Termasuk di dalamnya notulen   rapat yanmg menentukan garis haluan baru.

Nilai guna sekunder terdiri dari

(1) Nilai guna kebuktian  mengenai bagaimana badan korporasi didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. Hal ini banyak menyangkut badan pemerintahan di Indonesia yang acap kali berganti sebutan dari kementerian ke departemend an sebaliknya. Juga ada perubahan kedudukan badan korporasi, misalnya Badan Pertanahan Indonesia mengalami perubahan misalnya dari Direktorat Jenderal Agraria, lalu departemen Agraria, kemudian turun menjadi Direktorat Jenderal dibawah Departemen Dalam Negeri lalu Badan Pertanahan Indonesia.  Perubahan tersebut berdampak pada penyusunan arsip statis, apakah menuru prinsip provenans atau tata susunan asli (original order).

(2) Nilai guna informasional menyangkut bagaimana informasi digunakan untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpadikaitkan dengan badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat,bnnda,fenomena, masalah dan sejenisnya. Contoh arsip toko buku di negeri Belanda berisi daftar buku yang dipesan untuk beberapa bapak bangsa seperti Bung Karno dan Bung Hatta. Walau pun mereka dalam pengasingan, mereka tetap diperbolehkan memesan buku dari negeri belanda dan juga Batavia. Di sini infromasi yang tersedia berkaitan dengan tokoh perjuangan Indonesia bukan tentang toko buku. Bila dibandingkan dengan Indonesia, ada hal yang ironis. Sastrawan Pramoedya Ananta Toer tatkala dipenjara di pulau Buru tidak diperbolehkan  mengetik dan menulis karangan, padahal ketika dia ditahan di Penjara Cipinmang justru penguasa menyediakan mesin ketik dan hasilnya adalah Keluarga gerilya

Arsip dinamis dan statis sebagai dokumen rahasia.

Selama dokumen masih menjadi arsip dinamis, maka kerahasiaan arsip dinamisditentukan oleh badan korporasi yang menciptakandan atau menerimanya. Misalnya notulen Komisi 1 DPR, akses dan kerahasiannya ditentukan oleh Komisi yang bersangkutan. Publik yang ingin membaca arsip dinamis rahasia akan terbatas aksesnya, bahkan besar kemungkinan publik tidak boleh membaca arsip dinamis rahasia

Setelah arsip dinamis menjadi arsip statis, maka pada prinsipnya arsip statis terbuka bagi publik. Masa keterbukaan arsip statis bervariasi dari sebuah negara dengan negara lain, demikian pula aksesnya. Secara umum berlaku ketentuan berikut:

Arsip statis  lazimnya dibuka 30 tahun setelah penciptaan arsip atau setelah peristiwa berlangsung. Di Belanda ada tuntutan agar masa buka arsip statis disingkatjkkan menjadi 25 tahun untuk kepentingan publik dan penelitian. Ketentuan ini juga dipengaruhi pertimbangan sosial budaya, misalnya arsip penembakan Si Pitung tokoh jagoan dari Betawi, tidak langsung dibuka walau pun lebih dari 40 tahun. Arsip tersebut dibuka lebih lama setelah peristiwa terjadi karena ditakutkan menyinggung pemebsar Jakarta Raya karena salah satu nenek moyangnya dahulu pernah menginformasikan penguasa Belanda mengenai gerak gerik si Pitung

Ketentuan masa buka ditentukan juga oleh donor arsip. Adanya donor atau penyerah arsip merupakan hal yang membedakan antara perpustakaan dengan arsip. Perpustakaan merupakan lembaga pengumpul sedangkan arsip merupakan lembaga penerima. Untuk melengkapi koleksinya maka perpustakaan memiliki anggaran untuk pengadaan bahan perpustakaan, sedangkan arsip cenderung menerima dari lembaga donor. Maka bila ada yang ingin membaca proses Mahkamah Militer Luar Biasa (Mahmilub) mengenai peradilan tokoh Gerakan 30 September, notulen tersebut ada pada badan pencipta; apakah diserahkan ke arsip (dalam hal ini Arsip Nasional RI) terpulang pada lembaga pencipta. Mungkin lembaga pencipta dan atau penerima arsip statis merasa tidak perlu menyerahkan  Di samping itu UU no.43 tahun 2009 tidak mewajibkan lembaga pemerintah menyerahkan arsip statisnya ke  ANRI

Hal ini berbeda dengan perpustakaan yang memiliki UU no 4 tahun 1990 yang mewajibkan penerbit mengirimkan contoh terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI walau pun belum tentu ditaati. Ini mirip dengan mahasiswa  yang wajib menyerahkan skripsi, tesis dan disertasinya ke perpustakaan universitasArsip pemebunuhan Presiden Kennedy tahun 1963 hanya boleh dibaca setelah 50 tahun terjadinya peristiwa, hal serupa dengan arsip Winston Churchill juga 50 tahun. Arsip Margaret Thatcher sekitar 30 tahun

Ketentuan akses juga ditentukan oleh donor, bilamana ada. Misalnya arsip Muhammdiyah hanya boleh dibaca oleh peneliti setelah memperoleh izin tertulis dari PP Muhammadiyah.

Penyimpanan arsip rahasia

Di Indonesia terdapat berbagai tingkat depo arsip, mulai dari pusat yang dilakukan oleh ANRI, di provinsi diselenggarakan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip atau Badan Arsip dan Perpustakaan  dan Arsip Kabupaten/Kota, juga dengan berbagai nama.

Berdasarkan pengalaman lapangan, kepala badan arsip di tingkat provinsi, kabupaten, dan kota hampir 90% merupakan anggota tim sukses Gubernur, Bupati , dan Walikota. Maka kalau berbicara tentang arsip (dan juga perpustakaan), sering tidak nyambung

Pengertian rahasia menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2003) adalah sesuatu yang sengaja disembunyikan supaya tidak diketahui pihak lain. Dalam hal arsip dinamis rahasia berarti arsip dinamis tersebut tidak boleh diketahui pihak lain yang tidak berwewenang.

Dalam manajemen arsip dinamis sering dibuat  aras kerahasiaan arsip dinamis misalnya terbatas, rahasia, sangat rahasia, mirip-mirip  dengan film spionase.

Dari seluruh arsip dinamis yang diterima badan, hanya lima persen saja yang menjadi arsip statis. Sisainya langsung dimusnahkan, disimpan sementara atau jangka agakpanjang sebelum dimusnahkanTingkat signifikansi arsip statis juga merupakan bahan pertimbangan tempat penyimpanan arsip. Untuk  arsip statis yang bersifat skala nasional, arsip tersebut dsimpan di ANRI sementara yang berkaitan dengan kawasan disimpan di provinisi, kabupaten, dan kota. Ketentuan tersebut tidaklah mudah karena dengan adanya  UU Otonomi Daerah tahun 1999, banyak provinsi mendesak ANRI agar arsip yang berkaitan dengand aerahnya diserahkan ke Anrip Daerah, misalnya arsip Belanda tentang operasi Marsose serta Teuku Umar diserahkan ke Badan Arsip Aceh dengan alasan bahwa Teuku Umar berasal dari Aceh. Untungnya permintaan itu ditolak dengan alasan bahwa Teuku Umar serta Perang Aceh merupakan bagian dari sejarah perjuangan nasional karena itu arsip tersebut disimpan di ANRI

Untuk tingkat di bawah tingkat nasional, misalnya tingkat provinsi maka arsip statis disimpan di Badan Arsip Provinsi. Hal serupa juga dipakai di negara lain, misalnya di AS. Arsip tentang D Day 1944 termasuk surat menyurat rahasia Jenderal Einsenhower disimpan di US National Archives and Records Administration sementara surat lain yang dianggap kurang signifikan dari segi historis disimpan di Presidential Libraries di Abilene, Kansas. Arsip tentang D Day 1944 disimpan di berbagai arsip universitas

Arsip sebagai lembaga penerima sedikit banyak tergantung pada badan korporasi lain untuk penyerahan arsip statisnya. Maka bila berbagai arsip statis yang dihasilkan oleh lembaga pemerintahan tidak selalu ada di ANRI, hal itu sedikit banyak ditentukan oleh sikap pimpinan lembaga negara terhadap keberadaan arsip statis. Hal itu berbeda misalnya dengan arsip statis yang dihaislkan sebelum tahun 1942, dapat dikatakan arsip zaman Hindia Belanda relatif utuh di ANRI. Maka banyak peristiwa yang terjadi pada masa lalu masih gelap, misalnya Super Semar atau peristiwa Gerakan 30 September atau Malari 1974.

Bagi penelitian hukum menyangkut arsip statis rahasia harus dicari di berbagai tempat, tdak dapat dilakukan di satu tempat saja melainkan di beberapa tempat. Susahnya tidak semua departemen menyadari pentingnya arsip statis sehingga  peneliti harus siap-siap bila kecewa.

Pengalaman dengan arsip DPR pra-1998, arsip dinamis yang merekam pembicraan anggota Dewan memang ada berupa rekaman, namun rekaman itu tidak ditranskripsi bahkan konon dijual dalam ukuran karungan

Penutup

Dokumen adalah unit infotrmasi terekam yang terstruktur, diterbitkan atau tidak  diterbitkan, dalam bentuk kopi makas (hard copy)  atau  elektronik dan dikelola sebagai  unit diskrit dalam sistem informasi. Dokumen yang digunakan oleh perseorangan atau badan korporasi untuk menjalankan aktivitas dan fungsinya disebut arsip dinamis atau rekod.  Arsip dinamis dibagi menjadi aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif artinya arsip dinamis yang memiliki penggunaan yang tinggi, di Eropa Barat dan Amerika Utara digunakan lebih dari 10 kali setahun. Ada pun arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang penggunanaannya menurun atau digunakan kurang dari 10 kali setahun. Setelah tidak digunakan, arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi. Pembuatan jadwal retensi menentukan nilai guna arsip dinamis inaktif yaitu nilai guna primer dan sekunder. Bila jatuh waktu, arsip dinamis inaktif dapat dimusnahkan atau disimpan permanen, dikenal sebagai arsip statis.

Arsip statis disimpan di ANRI atau Badan Arsip Provinsi dan dapat diakses public. Arsip lazimnya dibuka 30 tahun setelah terjadinya peristiwa terkecuali ada ketentuan lain dari pihak donor, misalnya boleh dibuka 50 tahun setelah seorang tokoh meninggal atau ada izin dari pihak donor arsip.

Arsip statis sesuai dengan namanya disimpan permanen di berbagai badan kearsipan, mulai dari tingkat nasional sampai ke tingkat kabupaten/kota. Karena banyak pimpinan lembaga pemerintah yang belum menyadari pentingnya arsip statis, maka tidak semua depo arsip menyimpan arsip statis yang bersifat rahasia sehingga penelitian hukum harus bekerja lebih keras mencari arsip yang diperlukan

Bibliografi

Sulistyo-Basuki. Manajemen arsip dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2003.

Sulistyo-Basuki. Kamus istilah kearsipan. Yogyakarta: Kanisius, 2005.

Sulistyo-Basuki. Adminsitrasi arsip. Jakarta:Sagung Seto,2013. Dalam proses penerbitan

Undang-Undang Pokok Kearsipan tahun 1971.

Undang-Undang …nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.